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Oficina, local y negocios en movimiento

 

Cualesquiera que sean las razones para reubicar una empresa u oficina corporativa -expansión de negocios, dirigirse a nuevos clientes, actualizar instalaciones, mejorar las condiciones de trabajo para los empleados o simplemente reducir costos-, empaquetar y mudar una oficina puede resultar incluso más arduo y exigente que trasladar un hogar y la familia. La planificación integral y la preparación avanzada pueden ayudar mucho a aliviar el estrés de la mudanza de la oficina, empresa o local. Tal vez el aspecto más importante de hacer que un movimiento corporativo sea exitoso es garantizar la eliminación de problemas, así como una rápida reubicación, causando una interrupción mínima para los empleados y su productividad. Los niveles de ansiedad y estrés relacionados con este tipo de mudanzas se pueden abordar al comprender cómo difiere en las prioridades de un movimiento doméstico.

 

Pasos preliminares: la parte más importante para hacer un movimiento corporativo exitoso implica planear todo con anticipación, al menos 12 semanas antes del traslado. Para tener una ventaja, puede considerar seguir los siguientes pasos para familiarizarse con la preparación para la mudanza corporativa:

1. Obtenga un número justo de empresas de mudanzas para visitar sus oficinas actuales y nuevas antes de generar un presupuesto. Pregunte si la mudanza se puede realizar el fin de semana para crear la menor interrupción para los empleados en el día laboral.

2. Asegúrese de que la empresa de mudanzas sea experta en estaciones de trabajo, equipos, artículos electrónicos, muebles, etc. que se muevan profesionalmente, y determine el alcance y el tipo de servicios para los que sus camiones están capacitados.

3. Cree un presupuesto. Haga preguntas y asegúrese de que la compañía de mudanzas aborde todas sus inquietudes antes de establecer la fecha.

4. Visite la nueva ubicación de la oficina con anticipación y tome todas las medidas necesarias para que esté familiarizado con las dimensiones de sus nuevas instalaciones. Tome nota de cualquier diferencia en la forma de las habitaciones o si hay muebles nuevos.
Esto será efectivo para crear un plano de planta más preciso y evitar problemas de espacio cuando se están llevando las cosas al interior. Deberá asegurarse de que sus antiguos gabinetes, sillas, escritorios, etc. también puedan caber en las nuevas instalaciones.Cree un plano de planta ilustrado de su nueva oficina que muestre el lugar designado para cada escritorio, artículo de mobiliario, accesorios, archivador, equipo electrónico, etc.

5. El plano de planta también debe identificar todos los espacios de trabajo diferentes en su nueva ubicación, como sala de conferencias, estaciones de trabajo, centros de impresión y otros equipos, estaciones de soporte, área de cocina, etc.
6. Si hay diferentes niveles, el plan debe contar con una ubicación clara y asignada para cada empleado, escritorio, plantas, instalaciones o cualquier otra cosa que traería a la nueva ubicación.
Haga varias copias de este plan y distribúyalos entre todos los empleados a fin de garantizar que cada miembro de la oficina conozca las dimensiones de su espacio de trabajo y esté preparado y organizado antes del día de la mudanza.

7. Marque con etiquetas o calcomanías, todos los muebles y cajas usando números y esquemas de codificación de colores para facilitar a los camiones mover todo a su ubicación adecuada. Recuerde indicar claramente qué muebles no desea trasladar a la nueva ubicación. El etiquetado es una herramienta muy importante en el movimiento de oficinas. Una técnica de etiquetado simple puede ser atribuir ciertas etiquetas de color a los elementos que pertenecen a una sección particular o sala o piso de la oficina y luego ser más específicos asignando números a cada empleado

– Las etiquetas y los códigos de color deben ser accesibles y comprensibles para todos los miembros de la oficina.
– Las etiquetas deben ser fácilmente visibles y adheridas a todos los equipos de oficina y muebles que se van a mover. Cuanto más fácil de entender, más rápido lo ejecutará la empresa de mudanzas.

Empleados

Todos los empleados deben ser informados de la fecha de mudanza, de lo que pueden esperar en el día de la mudanza y de sus respectivos roles en mudanza y empaque. Tómese el tiempo para recordarles a los empleados sus responsabilidades, ya sea que estén obligados a empacar sus propios archivos, supervisar el traslado de sus propias estaciones de trabajo, eliminar ciertos artículos, limpiar estantes, eliminar elementos personales, etc. Proporcionar a cada asociado una «Guía para mudanzas» completa. para que puedan seguir las instrucciones antes y después del movimiento. También se les debe notificar acerca de las nuevas reglas de la oficina, política de estacionamiento, números de teléfono y fax revisados.

Clientes

Algunas de las maneras de mantener a su clientela notificada acerca de su movimiento inminente son publicar en las redes sociales, enviar correos masivos a la base de clientes, publicar detalles de la nueva dirección en el sitio web, etc.

Proveedores de servicios y servicios públicos

Todos los proveedores y servicios (Internet, teléfono, limpieza, proveedores, publicidad, seguridad, limpieza, etc.) que mantienen su negocio en funcionamiento deben ser debidamente notificados de su mudanza. Configure también los servicios públicos en su nueva ubicación antes del traslado.

Se recomienda que los empleados se encarguen de empacar y mover sus pertenencias personales, como cuadros, plantas, adornos, lámparas, documentos legales, bolígrafos, encendedores, etc.

Vacíe todos los escritorios y empaque los contenidos cuidadosamente. Se puede pedir a los empleados que sean los responsables de sellar sus elementos de escritorio individuales, incluidas bandejas, archivos, libros, papeles de trabajo, clips, papeles sueltos, lápices, artículos de papelería y otros artículos de escritorio. Los artículos frágiles se deben manipular con cuidado o envueltos en burbujas.

Todos los gabinetes de almacenamiento deben estar vacíos y su contenido empacado. Las puertas del gabinete deben estar cerradas y aseguradas.

Asegúrese de que todos los aparatos eléctricos estén correctamente desconectados y desmantelados, teniendo cuidado de que las piezas sueltas queden firmemente unidas al equipo antes de retirarlas. 

 

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